【如何做好企業(yè)行政管理工作】
規(guī)模大一些的企業(yè)有單獨(dú)的行政部,小一些的企業(yè)稱之為行政人事部。但很多企業(yè)的行政管理就是一個(gè)“大雜燴”,沒人管的都?xì)w行政部管,行政部成了大家發(fā)泄不滿的部門。為什么會(huì)這樣呢?說到底是職責(zé)不明確,權(quán)責(zé)不對(duì)等造成的。企業(yè)行政管理有以下基本職能:
一、行政管理制度的制訂、貫徹、檢查、推動(dòng)。
包括勞動(dòng)紀(jì)律、員工行為規(guī)范、員工著裝等。
二、會(huì)議管理。
包括會(huì)議組織、會(huì)議通知、協(xié)調(diào)會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議記錄、會(huì)議決議跟蹤等。
三、檔案管理。
包括公司大事記、公司資質(zhì)、各部門封存的記錄等。
四、車輛管理。
包括司機(jī)安排、車輛調(diào)度、車輛維修等。
五、員工食宿福利管理。
包括員工用餐、住宿安排與管理、員工福利禮品發(fā)放等。
六、員工娛樂與保健。
包括員工活動(dòng)組織、活動(dòng)場(chǎng)地布置、組織員工體檢、醫(yī)療保健等。
七、安全衛(wèi)生管理。
包括消防管理、門禁管理、來賓登記、貨物放行、工廠保潔、環(huán)境綠化等。
八、辦公物品管理。
包括辦公用品采購、發(fā)放;工衣工牌采購、發(fā)放;水、電、飲用水供給等。
九、網(wǎng)絡(luò)管理。
包括電腦軟硬件維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等。
十、外聯(lián)管理。
政府公關(guān)、來賓接待等。
搞清楚行政管理的職能后,那么我們?nèi)绾巫龊闷髽I(yè)行政管理工作呢?趙云陽老師建議如下:
一、清晰職責(zé),規(guī)范流程。
為什么行政部老被員工投訴,很多時(shí)候都是職責(zé)不清晰,流程不規(guī)范造成的。職責(zé)清晰,各崗位才會(huì)知道自己該做什么,才會(huì)明確自己的角色定位。把員工當(dāng)客戶,思考流程走向,就會(huì)減少投訴。流程規(guī)范,會(huì)讓行政事務(wù)工作形成閉環(huán),流程形成了閉環(huán),則不需要時(shí)時(shí)“救火”。
二、加強(qiáng)溝通,用心服務(wù)。
行政管理工作的主體對(duì)象是企業(yè)內(nèi)部員工,加強(qiáng)溝通,用心服務(wù)
是做好行政管理工作的保證。對(duì)上溝通是為了領(lǐng)會(huì)上級(jí)的意圖,對(duì)行政管理工作的要求;平行溝通,是了解各部門對(duì)行政管理工作的期望、建議;對(duì)下溝通,是征求員工對(duì)行政管理工作的建議。行政管理工作,需要溝通,溝通,再溝通,用心,用心,再用心!
三、優(yōu)化完善,持續(xù)改進(jìn)。
行政管理工作本質(zhì)上就是服務(wù),要通過各種有效形式征求員工建議,不斷優(yōu)化流程,完善制度,實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。流程與制度會(huì)讓行政管理工作形成習(xí)慣,流程與制度沉淀也是企業(yè)文化。
總之,企業(yè)管行政理工作要以企業(yè)員工為出發(fā)點(diǎn),加強(qiáng)溝通,用心服務(wù),清晰職責(zé),規(guī)范流程,方可實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。