項(xiàng)目管理需要注意什么呢？

隨著新經(jīng)濟(jì)浪潮的興起，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)逐漸走入人們的視野之中，而互聯(lián)網(wǎng)在經(jīng)過泡沫時(shí)期的清洗之后，也逐漸成為繼電視、報(bào)紙、雜志、廣播之后的第五大媒體。與此相關(guān)的是，各大企業(yè)已充分意識(shí)到了互聯(lián)網(wǎng)的作用，并開始根據(jù)需要改造自身的網(wǎng)站功能。 那么，從項(xiàng)目的角度來說，一個(gè)網(wǎng)站從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)的過程，該如何去管理運(yùn)作呢？尤其是不懂IT的人士來負(fù)責(zé)網(wǎng)站項(xiàng)目又該從何處著手呢？ 為此，本文將從幾個(gè)角度來分析網(wǎng)站項(xiàng)目的管理和運(yùn)作。 一、項(xiàng)目的背景介紹 猶如做策劃案時(shí)來個(gè)SWOT分析一樣，整個(gè)網(wǎng)站立項(xiàng)時(shí)也須進(jìn)行項(xiàng)目背景介紹。背景介紹說白了就是你為什么要建立這個(gè)網(wǎng)站的原因及要達(dá)到的目的，這里面可從原有網(wǎng)站存在的問題、現(xiàn)實(shí)工作中存在而又可以通過網(wǎng)站來解決的問題、宣傳的需要等方面去入手思考，從而推出所要達(dá)到的目的。這個(gè)方面很重要，它就像大廈的基石一樣，后來的一切操作都是圍繞這個(gè)目的來進(jìn)行的，影響到網(wǎng)站項(xiàng)目的整個(gè)運(yùn)作過程。它必須切中、真實(shí)、明確。 通過背景分析，就可以清晰地了解網(wǎng)站建設(shè)的原因，存在的問題以及所要達(dá)到的目的，并由此推出網(wǎng)站的需求，建立起網(wǎng)站的虛擬狀態(tài)。作為企業(yè)信息門戶，網(wǎng)站建設(shè)要從一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍及特有的企業(yè)文化出發(fā)，向外界展示企業(yè)品牌形象，展現(xiàn)企業(yè)文化，以增強(qiáng)客戶對(duì)公司及產(chǎn)品的了解和信賴；同時(shí)，在網(wǎng)站上在發(fā)揮初步的客戶服務(wù)功能，加強(qiáng)對(duì)分公司、客戶和經(jīng)銷商的聯(lián)絡(luò)和市場(chǎng)信息收集力度。 此外，在背景分析中應(yīng)明確：網(wǎng)站首要的是實(shí)現(xiàn)功能的多樣化和實(shí)用化，其次便是成本的投入。因此，遵照經(jīng)濟(jì)、務(wù)實(shí)的原則，將效益最大化。 二、項(xiàng)目的實(shí)施方法 作為一個(gè)項(xiàng)目，可以自身全部去完成網(wǎng)站開發(fā)，如果有實(shí)力的話；但是很多企業(yè)都愿意委托專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)公司去開發(fā)，這樣對(duì)項(xiàng)目管理而言，相對(duì)增加了難度。下面主要就委外設(shè)計(jì)開發(fā)網(wǎng)站的項(xiàng)目進(jìn)行介紹。 如果實(shí)行委外開發(fā)，一般最好是采用招標(biāo)的形式來決定誰來開發(fā)公司的網(wǎng)站。這樣做的好處有：避免暗箱操作，使整個(gè)項(xiàng)目具有說服力；多家參考，可以預(yù)測(cè)整個(gè)行情的行價(jià)；自身有多種選擇，可以在成本、價(jià)值、實(shí)力等方面之間進(jìn)行最優(yōu)化選擇。 當(dāng)然，這里還需注意的是：①、招標(biāo)、評(píng)標(biāo)需要多人組合，以透明化；②、經(jīng)過初步篩選后，不應(yīng)該有太多公司進(jìn)入決標(biāo)階段，一般有三到四家實(shí)力相當(dāng)?shù)墓揪托辛?，以免打擊投?biāo)公司的積極性。如果這里你還不了解項(xiàng)目要做到什么樣的程度，那就高中低檔的網(wǎng)絡(luò)公司均選一代表參與決標(biāo)，讓大家共同表決。 不管是否進(jìn)行委外開發(fā)，項(xiàng)目立項(xiàng)后，都要成立相應(yīng)的項(xiàng)目小組，而對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目來說，這期間主要是網(wǎng)站公司的調(diào)研、開發(fā)過程了，我們要做的則是扮演一個(gè)監(jiān)督者的角色，同時(shí)更是當(dāng)一個(gè)合格的配合者。 那項(xiàng)目如何來進(jìn)行監(jiān)控呢？別忘了還有合同的約束，拿著合同上的甘特圖，定期向他們敲敲進(jìn)度的警鐘，并要他們定期向你以文件的形式匯報(bào)進(jìn)展情況。當(dāng)然，有事沒事也可打打電話、發(fā)發(fā)E-mail問候一下，畢竟合同是死的，人是有感情的，一些小問題還是可以寬容的。 不定期召開雙方項(xiàng)目小組碰頭會(huì)是很有必要的，因?yàn)殡S著項(xiàng)目的深入，雙方都會(huì)發(fā)現(xiàn)與當(dāng)初的想法有些偏差，坐下來進(jìn)行互動(dòng)溝通是使項(xiàng)目順利進(jìn)展的潤(rùn)滑劑。而且雙方項(xiàng)目小組內(nèi)部也應(yīng)時(shí)常溝通，并進(jìn)行明確的分工。 當(dāng)然，整個(gè)項(xiàng)目所發(fā)生的進(jìn)程都應(yīng)形成文字的形式，包括招標(biāo)、調(diào)研、碰頭會(huì)議、以及后來的上線調(diào)試所出現(xiàn)的系統(tǒng)毛病等等，一是使整個(gè)項(xiàng)目一目了然，有依有據(jù)；二是向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)更有說服力；三是當(dāng)雙方回顧項(xiàng)目時(shí)，能夠清楚地知道要進(jìn)一步改進(jìn)的地方，積累經(jīng)驗(yàn)。 三、項(xiàng)目的實(shí)施過程 做一個(gè)項(xiàng)目，結(jié)果固然重要，但項(xiàng)目管理的閃光點(diǎn)就在于項(xiàng)目的實(shí)施過程。經(jīng)驗(yàn)也就是從中而來，因下章將進(jìn)行專門的項(xiàng)目分析，所以本章就以時(shí)間為線簡(jiǎn)單地羅列一下項(xiàng)目的整個(gè)過程： 1.首先便是從思想上把它作為一個(gè)項(xiàng)目來抓，這樣才能全面去考慮項(xiàng)目所需的各種資源。其次是組建項(xiàng)目小組，并由專人專職專心全程跟進(jìn)本項(xiàng)目，在小組中，至少必須吸納一名具有專業(yè)性或有操作經(jīng)驗(yàn)的人參與。同時(shí)，小組內(nèi)必須進(jìn)行明確的分工。 2.項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目小組必須明確自身的建設(shè)目標(biāo)，同時(shí)初步綜合各部門的意見，形成網(wǎng)站的虛擬狀態(tài)。在此基礎(chǔ)之上，分析出本項(xiàng)目的初步預(yù)算成本。 3.制訂本項(xiàng)目的大體工作計(jì)劃表，并在各相關(guān)部門設(shè)立一個(gè)網(wǎng)站需求聯(lián)絡(luò)員（這將為后來順利提供相關(guān)資料打下基礎(chǔ)）。 4.項(xiàng)目正式對(duì)外啟動(dòng)，采用公開招標(biāo)的形式?jīng)Q定承辦者。 5.以文本形成向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度，重點(diǎn)描述成本預(yù)算，并得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。 6.決標(biāo)，最終決定承辦者，并簽訂合同（嚴(yán)格、謹(jǐn)慎地審察合同條款）。 7.網(wǎng)絡(luò)公司需求調(diào)研分析，期間，要求合作方全體人員至少與我們項(xiàng)目小組、網(wǎng)絡(luò)需求聯(lián)絡(luò)員、部分中高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一次全方位的面對(duì)面溝通。 8.各部門對(duì)需求分析進(jìn)行確認(rèn)，并要求各相關(guān)部門指定人員（一般為網(wǎng)絡(luò)需求聯(lián)絡(luò)員）進(jìn)行資料提供，確保資源的及時(shí)到位。 9.嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，同時(shí)對(duì)合作方的參與人員進(jìn)行隨時(shí)監(jiān)測(cè)，確保網(wǎng)站質(zhì)量。 10.經(jīng)常與合作方進(jìn)行溝通，并檢查其進(jìn)度，要求合作方在一定時(shí)期內(nèi)提供進(jìn)度表。 11.各模塊生成時(shí)與各相關(guān)部門進(jìn)行同步檢測(cè)，并得到模塊使用部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)（這是網(wǎng)站要順利結(jié)項(xiàng)的重要方面）。 12.全部模塊系統(tǒng)開發(fā)完畢并整合在一起時(shí)，雙方的全體人員應(yīng)再次進(jìn)行面對(duì)面的溝通，確保雙方意見的一致性。 13.上資料，并請(qǐng)我方領(lǐng)導(dǎo)的審定，進(jìn)行最后的修改。 14.上線前的培訓(xùn)，主要是系統(tǒng)模塊的操作培訓(xùn)。 15.正式上線運(yùn)行。并隨時(shí)反饋、更改使用時(shí)出現(xiàn)的問題。 16.網(wǎng)站正式結(jié)項(xiàng)，交付相關(guān)文件。 17.后期的長(zhǎng)期維護(hù)。 18.請(qǐng)重點(diǎn)注意以下幾點(diǎn)： A、作為一個(gè)項(xiàng)目，目標(biāo)、成本、完成期限是三個(gè)最核心的指標(biāo)，它們貫穿全程。 B、需求分析時(shí)一定要反映各方的意見，最終形成最后需求分析。 C、請(qǐng)采用公開招標(biāo)的形式。 D、合同審定要慎重，特別是付款方面。同時(shí)，執(zhí)行合同要嚴(yán)格！ E、選擇一個(gè)成熟的合作方是一個(gè)項(xiàng)目操作順暢銷與否的關(guān)鍵一步。 F、得到部門及高層領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，使之不在工作中再增加影響項(xiàng)目進(jìn)程的工作。 G、系統(tǒng)檢測(cè)時(shí)，發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤應(yīng)形成文本的形成，雙方代表必須簽字確認(rèn)并生效。 H、文件交付時(shí)，請(qǐng)注意查收源代碼、運(yùn)行說明書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件和電子光盤。 四、項(xiàng)目的綜合分析 “以銅為鏡，可以正衣冠；以史為鏡，可以知興亡；以人為鏡，可以明得失?！睙o論一個(gè)項(xiàng)目成功與否，都是值得回味的，現(xiàn)將網(wǎng)站項(xiàng)目管理運(yùn)作中的諸多要素進(jìn)行綜合分析，以求與諸君共享。 1、項(xiàng)目范圍：也就是說一個(gè)項(xiàng)目的目的與需求是什么。這要求在項(xiàng)目啟動(dòng)前有個(gè)明確的答案（也就是剛才所說的背景介紹及推出的需求分析），而且在過程中堅(jiān)定不移地執(zhí)行下去。隨著項(xiàng)目的深入，一般都會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況或企業(yè)的某些建議進(jìn)行某些需求的更改或轉(zhuǎn)移，但必須明確的是所有的改動(dòng)都要在項(xiàng)目范圍限定下進(jìn)行。 為從根本上杜絕此類現(xiàn)象的出現(xiàn)，在項(xiàng)目開始時(shí)，就要充分調(diào)動(dòng)各部門的積極性，徹底把各方需求收集整理，并由一個(gè)較專業(yè)的人員進(jìn)行審核把關(guān)，而且在網(wǎng)絡(luò)公司最終形成的需求分析書上要求各相關(guān)部門簽字確認(rèn)，這樣所有涉及項(xiàng)目的人都清楚地了解了項(xiàng)目的范圍。 2、項(xiàng)目成本：這是一個(gè)項(xiàng)目的核心之一，這也是與網(wǎng)絡(luò)公司在合同簽訂前討論的焦點(diǎn)問題。成本預(yù)算必須依據(jù)以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：①、項(xiàng)目要達(dá)到什么樣的目的，也就是說要做到什么樣的效果；②、行情，包括一般企業(yè)做網(wǎng)站的費(fèi)用、網(wǎng)絡(luò)公司的整體報(bào)價(jià)及利潤(rùn)率；③、企業(yè)能承受的限度，這需要與老總們進(jìn)行深入的溝通，著重描述網(wǎng)站的前景及能夠帶來的利益。④、如果企業(yè)以前做過網(wǎng)站的話，還得參考以前的價(jià)格，并加以說明。否則，前后網(wǎng)站建設(shè)所用花費(fèi)用的不同，老板可不一定懂內(nèi)幕喲。 當(dāng)然，一般項(xiàng)目成本包括：網(wǎng)站建設(shè)費(fèi)用（即對(duì)方的報(bào)價(jià)：主要有調(diào)研費(fèi)、設(shè)計(jì)費(fèi)、系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)等等）、人員的工資與差旅費(fèi)，如果需要租用空間或購(gòu)買郵箱的話，還得加上空間租用費(fèi)及郵箱費(fèi)用。 項(xiàng)目成本是個(gè)很慎重的要素，它與完成期限、目的組成了一個(gè)項(xiàng)目的三大核心。 3、項(xiàng)目時(shí)間：剛才談到完成期限是項(xiàng)目的三大核心之一，因此，如何控制項(xiàng)目的進(jìn)展便是展現(xiàn)項(xiàng)目管理才能的最好體現(xiàn)。一般而言，一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間與項(xiàng)目開發(fā)的程度及雙方的配合程度、合作方的實(shí)力等有關(guān)。 如何去控制項(xiàng)目的進(jìn)展時(shí)間呢？一個(gè)很有效的方法就是，在合作方制作甘特圖之前，雙方坐在一起認(rèn)真討論一下時(shí)間的安排問題，即何時(shí)能夠做到哪一步必須在正式進(jìn)入開發(fā)前雙方都有一個(gè)完整的時(shí)間流程。之后，我們要做的是以時(shí)間流程來檢查合作方的進(jìn)展，并在階段內(nèi)要求合作方拿出書面性階段性總結(jié)和下階段計(jì)劃，如果沒有完成則必須說明原因，并提出改進(jìn)意見，雙方確認(rèn)后便進(jìn)入下一步工作。 要注意的是，如果項(xiàng)目進(jìn)展不是很順利，則必須分析原因所在，是自身配合還是對(duì)方內(nèi)部問題，并思考下一步該如何改進(jìn)。假如此時(shí)發(fā)現(xiàn)合作方的實(shí)力并沒有達(dá)到合作要求，或者說在正常的情況下合作方還接連二三個(gè)階段都出現(xiàn)延期情況，則必須當(dāng)機(jī)立斷把合同終止，否則，項(xiàng)目操作將會(huì)很失敗。 4、項(xiàng)目人力資源：人是完成項(xiàng)目的主體，也是一個(gè)項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵所在。記得，我在做一個(gè)網(wǎng)站項(xiàng)目時(shí)，一再?gòu)?qiáng)調(diào)對(duì)方所能提供的團(tuán)隊(duì)是怎樣的實(shí)力，差點(diǎn)都寫進(jìn)合同里去了，比如做這個(gè)項(xiàng)目合作方將投入多少人力資源；這些成員都曾經(jīng)做過哪些相關(guān)網(wǎng)站；在下一階段工作中，他們的檔期是否有矛盾；能夠從一而終的穩(wěn)定的人力資源又有多少等等因素。一般而言，一個(gè)項(xiàng)目的投入人員與合作方的報(bào)價(jià)、期限等有關(guān)，但項(xiàng)目經(jīng)理、美工、系統(tǒng)開發(fā)人員三方面是最主要的人力構(gòu)成。 但是，一個(gè)項(xiàng)目的人力往往又是難以控制的，因?yàn)閷?duì)方的內(nèi)部因素使得在合作過程中對(duì)合作方的人力資源常常失控。時(shí)時(shí)檢查對(duì)方的進(jìn)度不失為一個(gè)好的方法，每當(dāng)一個(gè)階段快要結(jié)束前的一二天打幾個(gè)電話提醒合作方，讓這個(gè)緊箍圈常常扣在對(duì)方的頭上，讓他們不敢擔(dān)以輕心。當(dāng)然，要把握一個(gè)度字，不然，合作可就難以進(jìn)行了。如果不放心的話，那就把人力資源寫進(jìn)合同，順便還可以把各人要投入的時(shí)間都寫進(jìn)去。 在督促合作方的同時(shí)，也要注意自己工作小組的人力資源問題，而且要做到分工明確。什么資源由誰、在何時(shí)提供；誰負(fù)責(zé)前臺(tái)檢查，誰負(fù)責(zé)后臺(tái)測(cè)試……身為項(xiàng)目經(jīng)理千萬別一人包干，否則，吃力還不討好。 5、項(xiàng)目溝通：一個(gè)項(xiàng)目容易出問題就出在溝通問題上，比如，在進(jìn)行需求調(diào)研時(shí)，如果沒有事先和各部門進(jìn)行深入的溝通，各部門在被問及有什么樣的需求時(shí)顯得一頭霧水，而溝通不到位又使得網(wǎng)站建設(shè)難以反映出一個(gè)企業(yè)的真正需求，從而使做出來的網(wǎng)站得不到眾人的認(rèn)可。 因此，在項(xiàng)目進(jìn)行合作時(shí)，不應(yīng)該是雙方項(xiàng)目經(jīng)理的單線聯(lián)系，雙方全體人員非常有必要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的會(huì)談，真正弄清雙方的職責(zé)和需求，而且在執(zhí)行過程中至少有二次全體人員的碰頭會(huì)。溝通的方面自然就包括了：模塊設(shè)置、系統(tǒng)開發(fā)需求、美工設(shè)計(jì)等方面。 當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)延期時(shí)，應(yīng)立即致電合作方的項(xiàng)目總監(jiān)，并要求得到明確的改進(jìn)方法，而不去和合作方的項(xiàng)目經(jīng)理談什么怎么會(huì)出現(xiàn)這樣的事情等廢話。 對(duì)于自身而言，各相關(guān)部門應(yīng)有專人跟蹤此事，常常與他們進(jìn)行溝通，并與他們的負(fù)責(zé)人取得一致意見，這樣在項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)時(shí)就會(huì)事半功倍了。 6、項(xiàng)目質(zhì)量：一個(gè)項(xiàng)目的好壞都有一個(gè)評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，也就是說，判斷一個(gè)項(xiàng)目的成功或失敗，必須從是否達(dá)到目標(biāo)為基本判定標(biāo)準(zhǔn)外，還需要建立項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。 那一個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量應(yīng)該有哪些因素呢？首先從驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)去考慮，其前臺(tái)設(shè)計(jì)、架構(gòu)展現(xiàn)、后臺(tái)系統(tǒng)布置、功能應(yīng)用等方面是否達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)呢？其次是，所花費(fèi)的成本是多少，這里面包括了人力、物力、財(cái)力，綜合一下，看產(chǎn)出與投入是否成比例。最后是在驗(yàn)收后的應(yīng)用情況，比如，功能是否得到全面的運(yùn)用、網(wǎng)站的穩(wěn)定性如何、使用者是否認(rèn)可本網(wǎng)站的改革、瀏覽量是否上升等等。因此，控制一個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量除了要嚴(yán)格執(zhí)行合同和需求分析外，還要加大項(xiàng)目的后期維護(hù)、功能使用頻率及網(wǎng)站的宣傳推廣。 7、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)：每一個(gè)項(xiàng)目都有風(fēng)險(xiǎn)，比如，我曾在做一個(gè)網(wǎng)站項(xiàng)目時(shí)選擇了是原先做那家公司網(wǎng)站的網(wǎng)絡(luò)公司，然而在最初立項(xiàng)時(shí)卻根本就沒有考慮這家公司來參與，但后來在對(duì)方的誠(chéng)意下才讓他們初步入圍，并最終選擇他們更是一種風(fēng)險(xiǎn)的決策。 所以，關(guān)鍵在于如何去控制風(fēng)險(xiǎn)？對(duì)合作方而言，我們必須前期對(duì)他們進(jìn)行嚴(yán)密的考核，包括他們以往的經(jīng)驗(yàn)、人才實(shí)力、企業(yè)資金實(shí)力、業(yè)界的口碑、現(xiàn)有手頭的項(xiàng)目情況等；在合作進(jìn)展過程中，除了以合同為基礎(chǔ)進(jìn)行檢查外，還需要善于通過某些手段去調(diào)節(jié)對(duì)方內(nèi)部一些問題。當(dāng)然，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)初露萌芽時(shí)，及時(shí)與合作方進(jìn)行溝通。對(duì)自身而言，除了時(shí)刻關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)展外，還要協(xié)調(diào)好內(nèi)部的各項(xiàng)關(guān)系。 風(fēng)險(xiǎn)利用得好的話，還可以收到一些意外的收獲。比如在上面所提及的那個(gè)網(wǎng)站項(xiàng)目，我們以選擇這家網(wǎng)絡(luò)公司風(fēng)險(xiǎn)最大為由，要求對(duì)方提供一些更優(yōu)惠的政策，如空間租用費(fèi)減半、免費(fèi)維護(hù)二年等。 8、項(xiàng)目過程：項(xiàng)目過程是一個(gè)最為復(fù)雜的問題，它涉及到方方面面，包括人力、溝通、時(shí)間控制、矛盾的化解等。同時(shí)，這也是一個(gè)最不可確定的因素，因?yàn)?，?xiàng)目的不同，管理過程也不相同，但總的來說，這里有一個(gè)指導(dǎo)思想是：作為一個(gè)項(xiàng)目，必須全面統(tǒng)籌所需的人力、物力、財(cái)力，并將他們有效地進(jìn)行計(jì)劃、組織和監(jiān)督，無論在進(jìn)展中發(fā)生了什么事，都必須有大局觀念，讓項(xiàng)目隨著既定計(jì)劃進(jìn)行。 任何一個(gè)項(xiàng)目的成功運(yùn)作都不是一二個(gè)人的事，它是集體智慧的結(jié)晶，而且一個(gè)項(xiàng)目的管理都是由一個(gè)個(gè)細(xì)節(jié)操作連貫而成的。當(dāng)然，當(dāng)一個(gè)網(wǎng)站項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目小組的使命便已經(jīng)完成，但是，后期的維護(hù)、網(wǎng)站的宣傳推廣也不是一件輕松的事，這里就不用筆墨去描述了。有機(jī)會(huì)的話，與大家共同探討一下，企業(yè)網(wǎng)站如何宣傳推廣的問題。