如何做好采購管理

企業(yè)采購及應(yīng)付賬款管理制度 一、目的 1規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。 2規(guī)定了應(yīng)付賬款入賬、調(diào)賬等方面的管理要求，規(guī)范應(yīng)付賬款管理工作，防范公司處理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)過程中的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。 二、適用范圍 本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。 三、 定義 1、 供應(yīng)商:是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。 2、 抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn):此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)采購物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購中心匯總成冊(cè)。 3、 貨物檢驗(yàn)報(bào)告:是貨物驗(yàn)收部門和人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對(duì)所采購貨物給出驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和處理意見。 4、無票應(yīng)付款:采購貨物的所有權(quán)已經(jīng)轉(zhuǎn)移至本公司，但是供應(yīng)商的正式發(fā)票尚未到達(dá)財(cái)務(wù)部的應(yīng)付款項(xiàng)。當(dāng)供應(yīng)商的發(fā)票送達(dá)財(cái)務(wù)部時(shí)，應(yīng)將無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。公司的無票應(yīng)付款和應(yīng)付賬款構(gòu)成了公司資產(chǎn)負(fù)債表上的應(yīng)付賬款 四、 物資采購報(bào)銷流程 1 物資采購前要由用料申請(qǐng)人先填寫采購計(jì)劃，“采購計(jì)劃表”經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交與采購人員，采購人員制作“采購定單”并進(jìn)行采購。 2 凡購進(jìn)物料、工具用具，尤其是定制品，采購者應(yīng)堅(jiān)持先取樣品，征得使用部門及領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進(jìn)行采購或定制。 3 物資采購返回單位，須經(jīng)物資使用部門（庫房管理人員）核實(shí)、驗(yàn)收簽字，出具“入庫單”。 4 物資采購報(bào)銷必須以發(fā)票為據(jù)，不準(zhǔn)出現(xiàn)白條報(bào)銷。 5 物資采購前，預(yù)借物資款，必須經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可借款，執(zhí)行借款流程；物資采購?fù)戤?，需及時(shí)報(bào)銷。 6 物資采購報(bào)銷須填寫報(bào)銷單，執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷流程 7 凡不按上述規(guī)定采購者，財(cái)務(wù)部以及各業(yè)務(wù)部門的財(cái)務(wù)人員，應(yīng)一律拒絕支付。 五、應(yīng)付賬款入賬程序 （一）、有票應(yīng)付款 1財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)采購定單、供應(yīng)商發(fā)票、檢驗(yàn)入庫單進(jìn)行審核，即“三單符合”審核。 2 三單中的第一單“采購定單”是指由采購合同、采購定單、委托加工單等組成的合同單據(jù)。第二單“供應(yīng)商發(fā)票”是指由發(fā)票、收款收據(jù)組成發(fā)票單據(jù)。第三單“入庫單”是指由入庫單、質(zhì)檢單、運(yùn)輸提貨單等組成的收貨單據(jù)。 3 財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)人員在“三單符合”審核后，制作記賬憑證并按照會(huì)計(jì)復(fù)核、批準(zhǔn)程序入賬。 4 有關(guān)部門對(duì)合同、訂單的修改原件，應(yīng)及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)部。 （二） 無票應(yīng)付款 1 倉庫管理員在收到供應(yīng)商的合格來貨（經(jīng)檢驗(yàn)合格）后，填寫入庫單并將入庫信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格的貨物不得入庫。 2 財(cái)務(wù)部核對(duì)每一張入庫單，確保信息準(zhǔn)確無誤。將無票入庫貨物作為暫估入庫進(jìn)行核算。 3 對(duì)貨物入庫后超過一個(gè)月發(fā)票未達(dá)的無票應(yīng)付款，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與采購部聯(lián)系并跟蹤。 （三） 應(yīng)付賬款 1 供貨方開來發(fā)票，從無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款時(shí)，必須經(jīng)過“三單符合審核”。財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在“三單符合審核”后，方可將無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。將暫估入庫的項(xiàng)目轉(zhuǎn)入庫存項(xiàng)目。 2 財(cái)務(wù)部在“三單符合審核”中發(fā)現(xiàn)不符或不完全相符時(shí)，應(yīng)立即通知商務(wù)部和物流部門。商務(wù)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理，并在一周內(nèi)將問題調(diào)查清楚并合理解決。財(cái)務(wù)部應(yīng)同時(shí)將所有三單不符的情況記錄，并定期跟蹤和向財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)。 3 對(duì)在“三單符合審核”中多開票、重開票的供應(yīng)商應(yīng)提出警告，情節(jié)嚴(yán)重的，要考慮給予處罰或更換。 4 生產(chǎn)部門應(yīng)在每月二十八日前將供應(yīng)商的質(zhì)量退貨及向供應(yīng)商索賠的資料傳遞到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部應(yīng)于當(dāng)月?lián){(diào)整應(yīng)付賬款。 5 任何供應(yīng)商應(yīng)付賬款的調(diào)整必須有充分的依據(jù)并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及相關(guān)人員的書面批準(zhǔn)。這些依據(jù)應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。 6 更改供應(yīng)商名稱必須得到供應(yīng)商提供的合法的資料，并經(jīng)過財(cái)務(wù)部經(jīng)理的批準(zhǔn)。這些資料應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。 六 應(yīng)付賬款賬齡分析 1 財(cái)務(wù)部每季度進(jìn)行一次應(yīng)付賬款的賬齡分析，并分析資金安排和使用的合理性。 2 財(cái)務(wù)部每月打印出有借方余額的應(yīng)付賬款，并通知采購部及相關(guān)部門。采購部及有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決，并將結(jié)果在一周內(nèi)告知財(cái)務(wù)部。對(duì)超過兩個(gè)月的有借方余額的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部應(yīng)向財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理作書面匯報(bào)。 七 對(duì)賬 1 財(cái)務(wù)部每月應(yīng)核對(duì)應(yīng)付賬款總賬與明細(xì)賬，對(duì)存在的差異及明細(xì)賬中的異常項(xiàng)目和長期未達(dá)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部應(yīng)會(huì)同商務(wù)部采購人員進(jìn)行調(diào)查，并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理書面批準(zhǔn)后及時(shí)處理。 2 財(cái)務(wù)部每年至少獲得一次供應(yīng)商對(duì)賬單，對(duì)發(fā)現(xiàn)的差異應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決。