成功女秘書的能力和職業(yè)素養(yǎng)

專業(yè)秘書的定義是：一位秘書是一位主管的助手，他們具備熟練的辦公技能，無(wú)需旁人指揮而能負(fù)責(zé)完成任務(wù)，表現(xiàn)積極主動(dòng)，運(yùn)用判斷力行事，在他（她）的許可權(quán)內(nèi)做決策，他們同時(shí)也是溝通、協(xié)調(diào)及合作的中樞，使大家能合力為達(dá)成公司目標(biāo)努力。參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查研究、信息督查，是秘書工作的幾項(xiàng)基本職能。要順利履行這些職能，就要求秘書人員是一個(gè)“通才”、“全才”，甚至是“超才”?！?.　專業(yè)秘書必須具有良好的語(yǔ)言能力、個(gè)性成熟穩(wěn)定、謹(jǐn)守本分、保密、盡忠職守、學(xué)識(shí)涵養(yǎng)豐富、有良好的溝通與協(xié)調(diào)的能力，此外利落出色的外形也能使他們加分。同時(shí)，秘書要有大將風(fēng)度，還必須做得與眾不同，才能在秘書群體中脫穎而出。 2.秘書的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)也很重要，凡是外出都應(yīng)帶上名片。。 　　秘書在公司常能取得第一手信息，掌握先機(jī)，由此也擁有廣泛的個(gè)人發(fā)揮空間，除此之外，秘書還擁有良好的人脈關(guān)系，并有較多機(jī)會(huì)應(yīng)用自己的敏銳度觀察了解主管的工作模式及想法。如果秘書比較了解老板的人際關(guān)系，并注意到老板人際關(guān)系的影響，就會(huì)獲得意想不到的好處。但同時(shí)秘書也應(yīng)注意，尤其是人力資源主管和大老板的秘書講話都要注意，員工容易把秘書的言論代表老板或公司的觀點(diǎn)。 3.秘書處事九大法則：1）要嚴(yán)守機(jī)密，取得老板的信任；2）一定要公私分明，對(duì)所有的客戶一視同仁；3）工作準(zhǔn)確迅速；4），隨時(shí)讓人感覺(jué)到自己的存在；5）積極搜集資訊，傳遞資訊；6）隨時(shí)隨地做好聯(lián)絡(luò)工作；7）提早做好所有準(zhǔn)備工作；8）要做到誠(chéng)懇有禮，時(shí)常微笑；9）保持良好的儀容儀表； 秘書的工作細(xì)節(jié)中，秘書接受主管的命令時(shí)，也應(yīng)注意一些問(wèn)題。主管呼叫時(shí)，必須立刻有精神的回應(yīng)，并攜帶筆記用品及Ｍｅｍｏ（Ｍｅｍｏｒｙ）紙至主管處，用５Ｗ１Ｈ的方法記下命令的內(nèi)容。５Ｗ１Ｈ即：Ｗｈａｔ（做什么）；Ｗhen（何時(shí)完成）；Ｗｈｅｒｅ（使用場(chǎng)所）；Ｗｈｏ，（相關(guān)人員是誰(shuí)）；Ｗｈｙ（理由與目的）；Ｈｏｗ（方法與手段）；此外有時(shí)還要注意（Ｈｏｗ?。恚幔睿┒啻笈c多少以及Ｈｏｗ?。恚酰悖瑁A(yù)算），當(dāng)然，這由公司的性質(zhì)和任務(wù)而定。要耐心聽(tīng)主管把話說(shuō)完，并向主管簡(jiǎn)潔地重復(fù)確認(rèn)命令的重點(diǎn)。值得提醒的是，不清楚的地方一定要立即當(dāng)場(chǎng)澄清，否則做完后達(dá)不到要求時(shí)，主管會(huì)認(rèn)為秘書沒(méi)有能力。此外，完成主管下達(dá)的任務(wù)必須注意時(shí)效，并及時(shí)向發(fā)出命令的人匯報(bào)，不可越級(jí)上報(bào)。報(bào)告時(shí)應(yīng)先說(shuō)結(jié)論，再說(shuō)過(guò)程，做到簡(jiǎn)明扼要。老板下達(dá)一個(gè)命令之后，可能會(huì)因?yàn)檠矍坝懈匾氖聞?wù)要處理而來(lái)不及詢問(wèn)，但他會(huì)記住下過(guò)的命令，并注意觀察秘書有沒(méi)有用心去做。對(duì)秘書而言，任務(wù)沒(méi)有及時(shí)完成，也必須按時(shí)回饋，以此表示自己在努力完成這項(xiàng)任務(wù)。

首先，并不是所有的人都適合做秘書。秘書必須細(xì)心、主動(dòng)、周到、忠誠(chéng)，像老板一樣熱愛(ài)公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇秘書這個(gè)職業(yè)的時(shí)候——如果你不是只想混口飯吃的話——最好慎重考慮，這個(gè)職業(yè)跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。 其次，秘書必須要清楚地知道自己的身份。秘書也可以期待當(dāng)“將軍”，但是除非機(jī)遇從天而降，否則最好是把“大秘書”這樣的職位當(dāng)作自己的目標(biāo)。秘書工作帶有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，所以一心想取代主管的秘書是無(wú)法做好工作的。此外，在與其他同事相處的時(shí)候，謙和是很重要的品質(zhì)，狐假虎威的秘書讓人討厭，會(huì)給事務(wù)的處理帶來(lái)阻礙。 再次，秘書是處理事務(wù)工作的，所以要永遠(yuǎn)“對(duì)事不對(duì)人”。如果上司將一件工作全權(quán)交給另一個(gè)人來(lái)做，并要求秘書輔助此事的話，那么秘書要做的就是服從這個(gè)項(xiàng)目主管的命令，全力協(xié)助他處理好事情，而不是時(shí)不時(shí)地向上司打小報(bào)告。如果連項(xiàng)目主管都夸獎(jiǎng)你是一個(gè)得力助手，你這個(gè)秘書的角色就算扮演好了。 接下去，秘書不是決策者，不能隨意“做決定”。 最后，主動(dòng)細(xì)心是一個(gè)成功秘書最重要的條件。一個(gè)好秘書一定知道什么事情是重要的，哪些細(xì)節(jié)會(huì)給上司帶來(lái)幫助，誰(shuí)又是老板眼中的“大人物”…… 要做一個(gè)好秘書，多方位的能力是很重要的，比如打字、速記、文案，還有一定的語(yǔ)言能力等等。把握好保密原則也是一個(gè)好秘書的基本素質(zhì)之一。 一個(gè)被公司需要的、不可替代的好秘書，配得上一份高工資，也配得上公司的尊重。當(dāng)新秘書被老板差遣做這個(gè)那個(gè)或被老板責(zé)罵的時(shí)候，千萬(wàn)不要把時(shí)間浪費(fèi)在抱怨上，而是要低下頭檢討：為什么先前沒(méi)有想到如何把工作做好？