佛山一家生產(chǎn)化學(xué)試劑的工廠，倉庫在ERP系統(tǒng)中打出售銷單交給送貨司機(jī)，送貨司機(jī)要求客戶收貨時(shí)簽名確認(rèn)，客戶簽好的銷售單由司機(jī)帶回后交還給倉庫，倉庫清點(diǎn)無誤后交回給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部以此作為收款憑據(jù)，就這么一個(gè)極其簡(jiǎn)單的過程居然錯(cuò)誤不斷，據(jù)財(cái)務(wù)部反應(yīng)，經(jīng)常出現(xiàn)“單少、單錯(cuò)”的情況，為此老板要求司機(jī)隊(duì)長(zhǎng)、倉庫主管、財(cái)務(wù)主管共同解決問題，拿出具體改善方案，遺憾的是數(shù)月沒見效果，該問題還是依舊。老板無奈又讓副總加行政部親自協(xié)調(diào)尋求改善措施，還是沒有得到改善。如果說讓責(zé)任部門自己協(xié)調(diào)可能出現(xiàn)各自為政，配合不佳的情況，那么副總、行政作為上級(jí)單位和中立單位都出馬了還搞不定又是什么原因，經(jīng)過我們仔細(xì)了解，發(fā)現(xiàn)該廠以技術(shù)見長(zhǎng)。干部從上到下流程意識(shí)極差，一個(gè)問題的出現(xiàn)沒有一個(gè)合理的思路，通常是把責(zé)任方罵一通，要求下次注意就行了。其實(shí)不然，流程不合理，縱使花去你海量的注意力，結(jié)果也未必讓你稱心。恰好是這家企業(yè)根本就沒有這樣認(rèn)識(shí)。
解決方案：我們首先了解其當(dāng)前運(yùn)行流程為：1、銷售單由倉庫打印后交給司機(jī)，司機(jī)拿著單再到庫房提貨（驗(yàn)單后才能提貨，所以這個(gè)過程單是不會(huì)丟的。視為安全環(huán)節(jié)）。2、司機(jī)單/貨一致出車送貨可以得到保證，可有時(shí)候趕上客戶工作人員下班或工作人員忙于別的事情沒有時(shí)間簽單驗(yàn)貨，司機(jī)忙于向別的客戶交貨，就會(huì)把貨/單留下。跟客戶約定回程或下次送貨時(shí)再來取單（很有可能忘掉或多次的單混一起，視為問題環(huán)節(jié)）。3、回廠后司機(jī)將簽名的銷售單交給倉庫并登記當(dāng)日未簽單的客戶，然后一并轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部（倉庫并不驗(yàn)證，只是將信息轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)，錯(cuò)誤不能發(fā)現(xiàn)。視為問題環(huán)節(jié)）。4、財(cái)務(wù)收到倉庫移交的銷售單后負(fù)責(zé)按日期分類存放管理，同時(shí)跟進(jìn)司機(jī)收回客戶尚未簽核的欠單。月底組織對(duì)帳（月底對(duì)帳時(shí)才能發(fā)現(xiàn)單少/單錯(cuò)的情況，完全沒有時(shí)效性，視為問題環(huán)節(jié)）。總結(jié)以上4個(gè)環(huán)節(jié)有三個(gè)問題環(huán)節(jié)，也就難免問題出現(xiàn)了。修訂流程為：1、司機(jī)回廠后直接交單給財(cái)務(wù)，無需經(jīng)手倉庫，減少傳遞環(huán)節(jié)；2、財(cái)務(wù)最晚次日對(duì)單，發(fā)現(xiàn)問題馬上提出，保證及糾正。將每天客戶未簽欠單按日累計(jì)，任何時(shí)候都能一目了然的看出目前欠單總數(shù)情況，便于追蹤。就這樣稍做微調(diào)，問題全部搞定。
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