工作效率高的人，往往是很好的時(shí)間管理者，時(shí)間管理要求我們的工作要有目標(biāo)、有計(jì)劃和有時(shí)間管理的方法。下面分享我的時(shí)間管理心得，希望能對(duì)大家把一天活出48小時(shí)有所幫助。
在燕山大酒店兼職階段，我始終沒(méi)有耽誤MBA的課程，但是全職工作要求我放棄了學(xué)校的一切課外活動(dòng)，為了處理全職工作和學(xué)校上課的矛盾，我選擇了離學(xué)校最近的工作單位，燕山大酒店坐落在人大的東門(mén)，騎自行車(chē)只要5分鐘。還有燕山的工作崗位需要的不是上朝九晚五的正常班，白天有課可以上晚班，下午有課可以上兩頭班，一天有課就可以周六、周日上班，總之，將時(shí)間很好的安排，幫助我在全職崗位上堅(jiān)持了一年半的時(shí)間。而這段半工半讀的生活幫助我鍛煉了在同一時(shí)間內(nèi)應(yīng)付幾件事情的能力，同時(shí)逼著我做任何事情都不能拖延，而只能在第一時(shí)間高效地完成它，否則就可能出現(xiàn)不能分身的情況。
有幾年時(shí)間，我選擇兼職做項(xiàng)目，是為了家庭建設(shè) – 生小孩。在其中三年內(nèi)，我完成了幾件事：平常做項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目督導(dǎo)；出版了《咨詢改變?nèi)松愤@本書(shū)；啟動(dòng)中天創(chuàng)域咨詢業(yè)務(wù)；獲得人民大學(xué)的社會(huì)心理學(xué)博士學(xué)位；投資了秒游電子商務(wù)有限公司；有了兒子，項(xiàng)目執(zhí)行緊張時(shí)，我經(jīng)常利用兒子熟睡以后開(kāi)始工作。
更有甚者，是我的同事葉冉，她用了5年時(shí)間，生了3個(gè)孩子，獲得了比利時(shí)魯汶大學(xué)心理學(xué)博士學(xué)位。她懷抱小女兒在國(guó)際會(huì)議上發(fā)言的場(chǎng)景，應(yīng)該是職業(yè)女性家庭生活雙豐收的生動(dòng)寫(xiě)照吧。
觀點(diǎn)：工作要有計(jì)劃性，才會(huì)擠出更多的時(shí)間，做更多的事情
一位在系統(tǒng)設(shè)備商高層任職的朋友，當(dāng)年在美國(guó)5年內(nèi)拿了兩個(gè)碩士學(xué)位，還結(jié)婚生子，回國(guó)時(shí)僅30歲，就任職為某國(guó)外廠商中國(guó)公司的副總裁了。很多年少的成功者都是按照既定的人生目標(biāo)，有計(jì)劃地安排時(shí)間，在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)多個(gè)人生目標(biāo)。
工作的計(jì)劃性體現(xiàn)在每天的日程安排，要求我們：
1. 每周周一安排目標(biāo)；
2. 將重要的會(huì)議、會(huì)面、事務(wù)安排在合適的時(shí)間；
3. 工作安排要有一定是彈性；
4. 每天回顧計(jì)劃完成的情況；
5. 每周回顧當(dāng)周計(jì)劃完成的情況；
合適的工作安排在合適的時(shí)間，有以下做法：
1. 了解自己工作效率高和工作效率低的規(guī)律，即所謂的“生物鐘”；
2. 將需要?jiǎng)?chuàng)造力的工作安排在工作效率高的時(shí)間，比如說(shuō)寫(xiě)一份重要的報(bào)告，安排在上午“十點(diǎn)”一天最有效率的時(shí)段。（很多人習(xí)慣于晚上寫(xiě)東西，這因人而異）；
3. 外出開(kāi)會(huì)和拜訪客戶，要充分預(yù)留交通時(shí)間；
4. 將可以在路上安排的事務(wù)考慮上，比如電話溝通可以在出租車(chē)上進(jìn)行；會(huì)議資料也可以在出租車(chē)上閱讀討論；
5. 出差的路上，可以在候機(jī)的時(shí)間安排上網(wǎng)閱讀新聞、收發(fā)郵件（當(dāng)然這需要移動(dòng)電腦較長(zhǎng)的待機(jī)時(shí)間和無(wú)線上網(wǎng)的條件），飛機(jī)上的時(shí)間可以寫(xiě)一份短小的報(bào)告，也可以抽時(shí)間閱讀最近的書(shū)籍，機(jī)場(chǎng)的書(shū)店購(gòu)買(mǎi)幾本新書(shū)，是最好的打發(fā)飛機(jī)上無(wú)聊時(shí)間的方法。
觀點(diǎn)：充分了解自己的工作習(xí)慣，決定你是否可以在同一時(shí)間處理多項(xiàng)事務(wù)
每個(gè)人都期待成為成功者，短時(shí)間內(nèi)完成幾項(xiàng)人生目標(biāo)也是一種成功，多年堅(jiān)持在一個(gè)領(lǐng)域“十年磨一劍”也是一種成功。每個(gè)人的工作特點(diǎn)不同，有一類人是專注型的，一個(gè)時(shí)間內(nèi)只可以專注做一件事情，而且是可以專注于一類事情的深入研究重復(fù)性的工作。另一類人是靈活型的，動(dòng)靜結(jié)合，工作效率高，但工作深度不夠。除了需要選擇不同的工作崗位類型外，還要自己的時(shí)間安排適合個(gè)人類型特征，否則事倍功半，得不償失。
傳統(tǒng)的時(shí)間管理矩陣，按緊急程度的高低和重要型的高低，將自己的事情分類，然后制定日程安排。其次，日常中的工作安排很滿的時(shí)候，緊急事情就是你當(dāng)前最重要的事情，這個(gè)道理是做了咨詢顧問(wèn)才明白的。
一個(gè)“五一假期”的時(shí)候，張洵在飛機(jī)上還在準(zhǔn)備第二天的課程。晚上，我們?nèi)齻€(gè)咨詢顧問(wèn)幫助張洵完善課程設(shè)計(jì)的基本概念，當(dāng)時(shí)不太理解地問(wèn)：為什么會(huì)在最后才把這么重要的事情完成？而一年以后，做了幾個(gè)咨詢項(xiàng)目，就發(fā)現(xiàn)緊急狀態(tài)下去完成重要的任務(wù)，幾乎是咨詢項(xiàng)目完成的常態(tài)，而咨詢報(bào)告的修改會(huì)是在參加咨詢項(xiàng)目匯報(bào)會(huì)的路上進(jìn)行，甚至在會(huì)議開(kāi)始前還在進(jìn)行。
緊急的事情是需要在一個(gè)既定階段馬上要完成的事情，所以制定工作的截止日/截止時(shí)間是將事情轉(zhuǎn)變?yōu)榫o急狀態(tài)的條件。比如按照工作計(jì)劃，工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)需要完成的工作肯定是重要的工作，這項(xiàng)工作的前半段是需要準(zhǔn)備、醞釀的時(shí)間，后半段是實(shí)施執(zhí)行的時(shí)間，往往事情剛開(kāi)始，沒(méi)有那么緊密，也沒(méi)有太高的效率，所以這時(shí)候需要處理其他緊急的事情，而將事情的間隙時(shí)間來(lái)處理這類重要的事情。如果在工作的deadline之前設(shè)定一個(gè)檢查日，就人為地將處理重要事情的過(guò)程設(shè)為幾次需要緊急完成的任務(wù)，緊急的事情才會(huì)讓你感覺(jué)到更重要，才會(huì)拿出時(shí)間去實(shí)施它。
有一年在上海外派執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，每天白天與客戶開(kāi)會(huì)，晚上需要處理完成文件，于是我規(guī)定自己不插電源，在電池（大概一個(gè)小時(shí)）待機(jī)時(shí)間完成一份文件。這就好像是在既定的時(shí)間完成答卷一樣的考試，非常有效地集中精力完成工作。
所以時(shí)間不能很好地利用，計(jì)劃不能很好地執(zhí)行，有以下幾種情況：
1. 認(rèn)為時(shí)間很多，還有其他時(shí)間可以完成工作，遲遲不啟動(dòng)，或者啟動(dòng)之后不能完成，沒(méi)有約定截止日；
2. 計(jì)劃變更，計(jì)劃總是在變更，總有工作會(huì)取消，原定一小時(shí)的工作，拖期兩個(gè)小時(shí)完成；
3. 工作安排太緊張，時(shí)間重疊，安排沒(méi)有彈性，也是經(jīng)常發(fā)生的事情；
4. 中途冒出來(lái)事情，打斷了正常的計(jì)劃，被臨時(shí)的安排打擾：計(jì)劃趕不上變化，臨時(shí)的安排。
觀點(diǎn)：要學(xué)會(huì)說(shuō)“不”
說(shuō)“不”不是很容易的事情，除非你非常清楚什么是你想要的，什么是你暫時(shí)不想要的。學(xué)會(huì)說(shuō)“不”的過(guò)程正是你掌握職業(yè)規(guī)劃的過(guò)程。問(wèn)題是對(duì)什么事情說(shuō)“不”，如何說(shuō)“不”。
要說(shuō)“不”的事情:
1. 非計(jì)劃中的、短時(shí)間內(nèi)又不能完成的事情：這類事情包括項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，節(jié)外生枝出新的需求需要跟進(jìn)，這個(gè)時(shí)候不好由項(xiàng)目成員跟進(jìn)，否則兩個(gè)方面都執(zhí)行不好；
2. 非計(jì)劃中的自己不擅長(zhǎng)的，需要花時(shí)間學(xué)習(xí)的事情：接受項(xiàng)目挑戰(zhàn)的工作最好是在有準(zhǔn)備，有計(jì)劃的情況下，否則工作計(jì)劃會(huì)受到影響；
3. 非計(jì)劃中，又不能提升能力的工作：耗時(shí)費(fèi)力又不能價(jià)值增值的工作，最好說(shuō)“不”，否則會(huì)是資源的浪費(fèi)。
那如何說(shuō)“不”呢？如何避免說(shuō)“不”的心理障礙？
1. 說(shuō)“不”并非是態(tài)度不好：一定要表現(xiàn)出對(duì)計(jì)劃外工作的不接受，而且表現(xiàn)出對(duì)份內(nèi)工作負(fù)責(zé)任的態(tài)度。
2. 說(shuō)“不”并非是不接受上司的安排：不要讓上司有誤解，認(rèn)為你不理會(huì)他的安排，方法就是站在他的角度考慮最好的工作安排，準(zhǔn)確地表達(dá)自己的困難，不是自己不可以做，而是出于工作質(zhì)量考慮會(huì)有更合適的安排。
3. 說(shuō)“不”并非表現(xiàn)自己的能力不夠：說(shuō)“不”說(shuō)明你的理性，負(fù)責(zé)任，而不是能力不足，不能接受更多、更有挑戰(zhàn)的工作，相反是能充分判斷精力投入與工作結(jié)果之間的關(guān)系，也是一種工作能力，也是有經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)表現(xiàn)。
觀點(diǎn)：將不適合的工作“授權(quán)”或“外包”
不適合實(shí)施的事情，會(huì)有兩種安排，一種是不需要更多能力的，可以“授權(quán)”由助手級(jí)的人員完成，一種是需要更高能力的工作，“外包”給專業(yè)人員來(lái)完成。
比如說(shuō)資料收集的工作、翻譯工作、報(bào)告核查的工作、報(bào)告打印裝訂的工作、數(shù)據(jù)錄入的工作，可以“授權(quán)”，這樣節(jié)省下來(lái)的時(shí)間可以做更多是適合崗位職責(zé)的工作，特別是管理人員更需要將操作類的工作授權(quán)給執(zhí)行層的人員，而不要親自操練很多，搞得自己的工作沒(méi)有效率，而手下卻沒(méi)有太多的責(zé)任，沒(méi)有經(jīng)過(guò)壓力下的工作而成長(zhǎng)的工作能力。
如果企業(yè)內(nèi)人員的專業(yè)性不足，有些工作就需要外包給外部專業(yè)公司去執(zhí)行了，比如說(shuō)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，公司宣傳片的拍攝，公司網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，公司CI的設(shè)計(jì)，營(yíng)銷推廣策劃，廣告推廣策劃都需要外包公司實(shí)施。如果有內(nèi)部人員進(jìn)行可能會(huì)節(jié)省成本，卻換來(lái)不專業(yè)的結(jié)果，反而事倍功半，不如“外包”完成此類工作，效率高，專業(yè)性強(qiáng)，工作質(zhì)量高。
給你的建議：
? 了解自己的工作習(xí)慣：知道自己是“并行”工作類型的人，還是“串行”工作類型的人，“并行”在同一時(shí)間可以處理幾項(xiàng)工作，這樣就可以靈活地安排工作，否則亦然。
? 制定工作計(jì)劃：任何工作都要在既定目標(biāo)、既定時(shí)間制定時(shí)間計(jì)劃，然后按照計(jì)劃完成任務(wù)，評(píng)估計(jì)劃完成率。
? 克服自己的壞毛?。喝缬型享车拿?，就縮短檢查周期，如有效率不高的毛病，就獎(jiǎng)勵(lì)自己效率高的時(shí)候，懲罰效率低的表現(xiàn)；如計(jì)劃拖期，就占用自己的娛樂(lè)時(shí)間。
? 每周都規(guī)定一天的“非工作日”：選擇周六或者周日，不安排任何工作，徹底放松，是自己更有精力進(jìn)入工作狀態(tài)。
? 適當(dāng)?shù)匕才排徘驳幕顒?dòng)：找到自己的愛(ài)好，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候放松，是為了更有動(dòng)力地投入到工作。
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