如何做好人事檔案管理工作

人事檔案在人的一生中扮演著十分重要的角色。它是記載人生軌跡的重要依據(jù)。本文從人事檔案的特點、重要性，人事檔案管理中存在的問題及建議等幾方面來論述如何做好人事檔案管理工作。

一、人事檔案的概念及特點

人事檔案是人事管理活動中形成的，關于個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處分等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。員工出國出境、計算工齡、工作流動、晉升職務、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險等都需要使用個人檔案。其主要特點有：

1.全面性

人事檔案收存員工的履歷、考核材料、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資、職稱評審、繼續(xù)教育等各方面的文件材料。它是員工個人信息的儲存庫，全面反映了員工全貌。

2.現(xiàn)實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事部門正確使用人才、合理解決職務晉升、職稱評定、工資變動等一系列問題的重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。

3.真實性

這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務和有用參考。

4.動態(tài)性

人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，并要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

5.流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一定時間內(nèi)，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

6.機密性

人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。即使是處于檔案管理機構的個人也不能查閱自己的人事檔案。

二、人事檔案的重要性

1.為企業(yè)提供員工真實可靠的信息

企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案，能了解到每個員工的歷史和工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，最大程度上避免信息不對稱引起的人事管理的無效或低效。

2.為企業(yè)提供重要的決策依據(jù)

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如專業(yè)技術職務晉升和聘用、選派技術人才掛職鍛煉、任期考核等等，關系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓方法，給予多少的薪金等決策。而員工考核、考察需要有大量的檔案記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進行綜合分析，做出相應的決策，從而保證企業(yè)決策的科學化、合理化。

3.可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑?，F(xiàn)代化的人事檔案管理手段可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，促進人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源在一定范圍內(nèi)得到最佳的配置。

三、目前人事檔案管理工作中存在的問題

1.思想上不夠重視

由于人事檔案管理工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，平時工作不引人注目、默默無聞，許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理工作是怎么回事。企業(yè)領導人事檔案概念淡化，思想上重視不夠。一是因為客觀上人才流動越來越頻繁，人事檔案中反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓方面的材料很少，對企業(yè)選才、識才用處不大。二是因為人事檔案中個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學歷層出不窮，而失真的信息導致人事部門無法正確評估職工。因此領導在招聘、錄用人員時不注重調(diào)檔、查閱檔案，久而久之也忽視了企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理工作，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要業(yè)務，只要不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行。領導的不夠重視也直接影響到人事檔案管理人員思想上重視不夠，平時的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差錯即可。

2.硬件設施不到位

缺乏專門的人事檔案室，部分企業(yè)人事檔案和文書檔案、技術檔案一起存放，甚至混淆存放，部分企業(yè)直接把人事檔案存放在行政、人事辦公室，安全、保密措施不到位。檔案柜、檔案盒以及各種人事檔案管理設備陳舊，很難滿足人事管理日常工作要求。

3.管理人員不專業(yè)

很多企業(yè)并未設置專門的人事檔案管理人員，而是由辦公室或人事部門工作人員兼任。他們往往缺乏專業(yè)知識，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應人事檔案管理工作。又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，對檔案材料的收集力度不夠，人事檔案的全面性、動態(tài)性難以保障，嚴重影響了人事檔案管理工作。

4.管理手段落后

傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強，往往出現(xiàn)人、檔不在同一個城市的現(xiàn)象。人力資源管理部門要想查閱一個人的檔案，就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費，降低了工作效率。

四、人事檔案管理改革的措施

1.提高認識，加強領導

單位領導應高度重視人事檔案管理工作，真正把人事檔案工作作為人事部門的一項重要基礎性工作來抓。支持人事部門對人事檔案工作的投入和創(chuàng)新。建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對工作進行量化與考核，出臺相應的獎懲制度，激發(fā)人事檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性。促進人事檔案管理向標準化、科學化邁進。

加大投入，進一步夯實檔案基礎工作。確保人事檔案工作經(jīng)費落實到位，特別是對人事檔案的檔案保管和檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，按標準按要求建設好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.完善人事檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，規(guī)范人事檔案管理流程，嚴格手續(xù)，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上;檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，確保歸檔材料規(guī)范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結合”、“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。

對于員工入職的基本信息以及工作經(jīng)驗的真實性，人事部門一定要進行核對。可以采用電話訪問的方式，也可以查詢相關的社保記錄或者離職手續(xù)等等。對于在職員工的檔案資料，管理人員一定要及時記錄歸檔保存，并定期進行核對，對于不真實的，可以通過詢問本人或者周邊同事等方式盡可能補全。

3.提高人員素質(zhì)，配置專職人員，落實人員待遇

隨著時代的發(fā)展，社會的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人，而應該是既懂檔案專業(yè)知識又會運用現(xiàn)代化方式管理的復合型人才。因此要選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的專業(yè)人員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，定期參加業(yè)務知識培訓，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平。關心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

4.加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。一是實行現(xiàn)代化管理。充分利用計算機在人事檔案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性。二是實行開放式的管理。一方面建立員工工作業(yè)績檔案，及時將員工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點事件中的表現(xiàn)記錄在案。另一方面建立干部專業(yè)技術能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實、準確、完整、立體地反映干部的情況，以提高決策效率，提高干部檔案的使用效率。