社區(qū)物業(yè)管理案例三

【社區(qū)物業(yè)管理案例三】

[案例]   信件誤退投訴

一日，某貿(mào)易公司負責人非常氣憤地向大廈物業(yè)管理公司投訴。稱其業(yè)務(wù)合作單位從上海寄來的合同及資料，已連續(xù)兩次被退回。管理公司在推信條寫著：查無此單位。上海的業(yè)務(wù)單位因此懷疑他們的公司是皮包公司或騙子公司，準備不再與他們進行業(yè)務(wù)合作，為此該公司將損失大筆生意。該公司負責人親、強烈要求物業(yè)管理公司盡快給予明確答復并采取補救措施，否則，要賠償由此造成的所有損失。

[案例分析]

大廈信報郵件的一般管理規(guī)程是：郵局送來信報郵件后，由大堂崗接收，然后通知信報員，由信報員領(lǐng)回信報郵件按房號派發(fā)至用戶信箱內(nèi)。若發(fā)現(xiàn)無地址的盲信，加貼退信批條，注明退信原因并加蓋信報章退回郵局。

此用戶原在大廈27樓A單元辦公，后因業(yè)務(wù)發(fā)展搬遷至27樓D單元辦公。因其認為都在同一層樓辦公，故未到物業(yè)管理公司辦理退

還原信箱并申請新信箱的手續(xù)，只是口頭告訴了一位老信報員。而上海業(yè)務(wù)單位郵寄資料時。正巧老信報員又休年假，其他信報員不了解情況，在投遞時發(fā)現(xiàn)郵件地址與信箱地址不符，故兩次都退回。

由此，我們可以看出，該問題的出現(xiàn)是有兩個方面的責任造成的，一是用戶未按規(guī)定要求辦理信箱更換手續(xù)，二是信報員不夠熟悉大

廈內(nèi)的用戶情況，且相互之間工作溝通不夠，特別是公司變遷及信箱變更手續(xù)不健全，因此物業(yè)管理公司應(yīng)健全信件投遞辦理制度，并嚴格執(zhí)行，避免因遺漏造成工作失誤。

[解決方法]

物業(yè)管理公司接到用戶投訴，首先找信報員了解出現(xiàn)問題的原因，然后上門向用戶解釋事件原因，分清雙方責任，積極尋求解決辦法。最后，雙方達成如下處理意見：由物業(yè)管理公司出函給上海業(yè)務(wù)合作單位，說明兩次退信的原因，并把該用戶公司的日常表現(xiàn)、營業(yè)執(zhí)照、入住大廈的登記手續(xù)等復印材料附上，說明該公司是合法經(jīng)營的信譽公司，值得繼續(xù)合作。同時附上大廈業(yè)主的聯(lián)系電話，歡迎隨時詢問，也歡迎來人檢查。最后，問題得以圓滿解決。